Sınav Ve Belgelendirme Süreci

 

BELGELENDİRME PROSEDÜRÜ

Doküman No

ÖZ-AK PRS. 05

İlk Yayın Tarihi

03.10.2016

Revizyon Tarihi

29.01.2018

Revizyon No

01

Sayfa

1/ 7

1. Amaç

Bu prosedürün amacı ÖZTÜR AZAK BELGELENDİRME TİCARET LİMİTED ŞİRKETİ ’de yürütülen personel belgelendirme faaliyetlerine ilişkin temel kuralların belirlenmesidir.

 

2. Kapsam

ÖZTÜR AZAK BELGELENDİRME TİCARET LİMİTED ŞİRKETİ içindeki personel belgelendirme faaliyetlerini/hizmetlerini kapsar.

 

3. Tanımlar

Bu prosedür için Kalite El Kitabında belirtilen terimler, tarifler ve kısaltmalar geçerlidir.

 

4. Sorumlular

4.1. ÖZTÜR AZAK BELGELENDİRME TİCARET LİMİTED ŞİRKETİ Personeli

 

5. Uygulama

5.1. Belgelendirme Başvurusu

Adayların başvurusu, bir birliğe, sendikaya, derneğe ya da gruba üye olması ya da olmaması gibi ön yargı ile sınırlayıcı şartlar koyarak, engellenemez. Bütün adayların adil ve tarafsız başvurusunu sağlamak için Belgelendirme Başvuru Formu firmamızın web sayfasında yayınlanmaktadır.

 

Personel Belgelendirme Müdürü tarafından belgelendirme faaliyetleri için başvurular iki yolla alınır. Başvuru sahiplerine Belgelendirme Başvuru Formunun doldurulması ve imzalatılmasıyla veya web sayfası üzerinden http://www.ozakmesyeb.com/ adayın başvurular kısmından online olarak da sağlanır. 

 

Gelen başvurular doğrultusunda adaylardan aşağıdaki konular hakkında belgeler/kanıtlar Personel Belgelendirme Müdürü tarafından istenir. Her meslek yeterliliğine göre başvuru aşamasında farklı evraklar talep edilebilir. Bu detaylar her yeterlilik için oluşturulan Sınav Şartnamelerinde detaylandırılmıştır.

 

· Öğrenim Belgesi (Diploma),

· Mesleki Eğitim Belgesi (varsa),

· Mesleki Deneyim Süresi (çalışıyorsa),

· Nüfus Cüzdanı Fotokopisi,

· Fotoğraf,

· Başvurulan sınavlar için sınav ücretinin yatırıldığını gösteren belge,

· Belgelendirme sözleşmesinin ıslak imzalı iki nüshası,

· Adayın Banka IBAN Numarası.

 

Adaylar gerekli evrakların bilgisine web sayfası üzerinden de erişebilirler. Ayrıca; sınav programının son başvuru tarihi web sayfasında yayınlanmaktadır.

 

Aday daha önceden başka bir belgelendirme kuruluşundan, ilgili MESLEKİ YETERLİLİK KURUMU  Ulusal Yeterlilik mesleğinin herhangi bir biriminden başarılı olmuş ise ve diğer birimden sınav ve belgelendirme için ÖZTÜR AZAK BELGELENDİRME TİCARET LİMİTED ŞİRKETİ ’ne başvuruda bulunmak istediğinde aşağıdaki işlemleri gerçekleştirmelidir:

 

¨ Aday başka bir belgelendirme kuruluşundan girmiş olduğu ilgili MESLEKİ YETERLİLİK KURUMU Ulusal Yeterlilik mesleğinin başarılı olduğu birimini kanıtlaması için ÖZTÜR AZAK BELGELENDİRME TİCARET LİMİTED ŞİRKETİ ’ne delil sunmalıdır. Deliller iki şekilde olabilir. Birincisi aday başarılı olduğu belgelendirme kuruluşundan bir yazı alır, bu yazı içerisinde adayın hangi MESLEKİ YETERLİLİK KURUMU Ulusal Yeterlilik mesleğinin hangi biriminden başarılı olduğu belirtilir. İkincisi, aday, Mesleki Yeterlilik Kurumundan hangi Ulusal Yeterlilik mesleğinin hangi biriminden başarılı olduğunu belirten bir yazı alır.

¨ Eğer aday ilgili MESLEKİ YETERLİLİK KURUMU Ulusal Yeterlilik mesleğinin birçok biriminden başarılı olmuş ve son bir ya da iki birimden ÖZTÜR AZAK BELGELENDİRME TİCARET LİMİTED ŞİRKETİ ’ne başvuruda bulunmuşsa, ÖZTÜR AZAK BELGELENDİRME TİCARET LİMİTED ŞİRKETİ ’de bahsi geçen son birim/birimlerden de başarılı olması durumunda, yeterlilik belgesini son olarak ÖZTÜR AZAK BELGELENDİRME TİCARET LİMİTED ŞİRKETİ hazırlar ve tüm gözetim faaliyetlerini ÖZTÜR AZAK BELGELENDİRME TİCARET LİMİTED ŞİRKETİ gerçekleştirir.

¨ Aday daha önceden başka bir belgelendirme kuruluşundan, ilgili MESLEKİ YETERLİLİK KURUMU Ulusal Yeterlilik mesleğinin herhangi bir biriminden başarılı olamamış ise ve aynı birimden sınav ve belgelendirme için ÖZTÜR AZAK BELGELENDİRME TİCARET LİMİTED ŞİRKETİ ‘ne başvuruda bulunması durumunda, başvuruda bulunan aday tekrar ücret ödemek zorundadır.

 

Personel Belgelendirme Müdürü, adayların başvuru formlarını ve evraklarını Kayıtların Kontrolü Prosedürüne göre muhafaza eder.

 

5.2. Başvuru Kontrolü ve Değerlendirilmesi

Personel Belgelendirme Müdürü tarafından adaylar hakkındaki başvuru formları ve kanıtlar incelenerek değerlendirme yapılır. Ayrıca Personel Belgelendirme Müdürü, aşağıda yazılı konularda kurumun fizibilite çalışmalarını yapar:

· Talep edilen belgeyi verebilecek yetenekte olup olmadığı,

· Adayların dil ve/veya yetersizliklerinin bilincinde olarak makul sınırlar çerçevesinde özel

İhtiyaçları karşılayıp karşılamayacağı (örneğin özürlüler vs. için gerekli olan gereksinimler).

 

Yapılan değerlendirme sonucunda adayların uygun olup olmadığına karar verilir.

 

Uygun olan adayların listesi MESLEKİ YETERLİLİK KURUMU’ na e-portal yolu ile iletilir.

 

Başvurular değerlendirildikten sonra, Kalite Yönetim Temsilcisi tarafından adaylarla imzalanacak olan Belge Kullanım Sözleşmesi hazırlanır. Bu sözleşmede tarafların mali yükümlülükleri ve gizlilik yükümlülükleri belirtilmiştir. Yönetim Temsilcisi, sözleşmeyi onaylaması için Genel Müdüre iletir. Genel Müdür sözleşmeyi incelemesinden sonra, Belgele Kullanım Sözleşmesi 2 nüsha şeklinde düzenlenerek Genel Müdür tarafından imzalanır. İmzalanan sözleşmeler adaylar, belge almaya hak kazandığında biri adaylarda diğeri ise ÖZTÜR AZAK BELGELENDİRME TİCARET LİMİTED ŞİRKETİ ‘ne kalır. Belge almaya hak kazanamayan adayların sözleşmeleri geçersiz sayılır. Sözleşmeler Kalite Yönetim Temsilcisi tarafından Kayıtların Kontrolü Prosedürüne göre saklanır.

 

5.3. Sınav Organizasyonu ve Ölçme-Değerlendirme

Belgelendirme sözleşmesi imzalandıktan sonra, Genel Müdür tarafından sınav kararı verilir; Sınavı yürütmek üzere bir gözetmen ve/veya sınav yapıcılar görevlendirilir. Sınav takvimi oluşturulur ve sınav takvimini görevlendirdiği sınavda görevli personele iletilmesi Sınav Prosedüründe detaylandırılmıştır. Oluşturulan sınav takvimi http://www.ozakmesyeb.com/ adresinden yayınlanır.

Sınavlar, Sınav Prosedürüne göre gözetmen ve sınav yapıcılar tarafından yapılır. Sınavda görev alan sınav yapıcının desteklenmesi, sınavın lojistik organizasyonu gözetmen tarafından gerçekleştirilir. Sınavların planlanması, yürütülmesi ve değerlendirilip ölçülmesi Sınav Prosedüründe detaylandırılmıştır.

 

Soru bankasının oluşturulması ilgili MESLEKİ YETERLİLİK KURUMU Ulusal Yeterliliğin öğrenme çıktılarını sorgulanmasını mümkün kılacak şekilde oluşturulmuştur. Sorular, Soru Hazırlayıcılar tarafından oluşturulur.

Performans sınavında, sınavın yapılacağı şantiyeye ait proje kullanılacak ise projenin ilgili kısmı Program Komitesine onaylatılarak performans sınav sorusu olarak kullanılır.

Sınavlar, Program Komitesi tarafından onaylanmış olan soruların “Sınav Şartnamelerinde” belirtilen süre ve sayılarda sorulmasıyla Sınav Prosedürüne göre gerçekleştirilir.  

 

5.4. Belgelendirme Kararı

Belgelendirme kararı yani adayın yeterliliğinin ölçülüp değerlendirildikten sonra adaya belge verilmesi kararı; Karar Verici tarafından verilir. Karar Verici, Karar Verici Görev Tanımına uygun olarak faaliyetlerini gerçekleştirir.

 

Karar Verici adayın

 

Başvurduğu alanla ilgili girdiği sınav sonuçlarını ilgili sınavın şartnamesindeki geçer kriterlere uyup uymadığını kontrol eder. ÖZ-AK FRM 22 SINAV CEVAP KAĞIDI FORMU ile sınavda doldurulmuş cevapları cevap anahtarı eşliğinde kontrol eder yeter puan almış adayın onayını vererek Personel Belgelendirme Müdürüne iletir.

 

Personel Belgelendirme Müdürü adayın başvuru dosyasını inceleyerek     BELGELENDİRME BAŞVURU FORMU nda olması gereken dokümanların eksiksiz mevcut olduğunu adayın dosyasından kontrol eder ve Karar Vericiden gelen onay kararına istinaden belgenin düzenlenmesi için ilgili dokümanları MYK’ya iletir.

 

Belgelendirme Kararı ilgili Karar Verici ve Personel Belgelendirme Müdürü’nün imzaladığı Antetli Kağıt ile imzalanarak adayın dosyasına konur.

 

Ek olarak değerlendirme süreci dışında yer alan herhangi bir kaynaktan gelen bilgilere göre karar alınması söz konusu olduğu durumlarda,  bu bilgilerin değerlendirme sürecindeki bilgilerle birlikte adaya bilgilendirilmesi ve bu konuda yorum yapma fırsatı tanınabilir.

 

Ek olarak Genel Müdür başka bir yetkilendirilmiş kuruluş tarafından önceden yapılmış bir işi göz önüne aldığı durumlarda, bu işin kendi belirlediğimiz şartlarla ve TS EN ISO/IEC 17024’le uyum içinde olduğunu gösteren ilgili bütün raporların ve kayıtların elde bulundurulması sağlayarak gerçekleştirir.

 

5.5. Belgelerin Hazırlanması ve Onayı

Belge almaya hak kazananların listesi Belgelendirilecek Aday Listesi olarak hazırlanır ve MESLEKİ YETERLİLİK KURUMU ’na elektronik posta, e-portal yolu ile veya resmi yazı ile iletilir.

 

MESLEKİ YETERLİLİK KURUMU tarafından bastırılarak gönderilen Mesleki Yeterlilik Belgeleri, Genel Müdür tarafından imzalandıktan sonra MESLEKİ YETERLİLİK KURUMU tarafından onaylanıp hazırlanan belgeler ve Belge Kullanım Sözleşmesi Personel Belgelendirme Müdürü tarafından adaylara teslim edilir.

 

Belge/logo/marka kullanımı ile ilgili şartlar detaylandırılmıştır.

 

 

 

 

5.6. Başarısız olan Adaylar

Sınav sonuçları olumlu olmayan adaylar, belgelendirilmeleri için ilgili MESLEKİ YETERLİLİK KURUMU Ulusal Yeterliliklerinde 1 yıl içinde yeniden ücret ödemeksizin başarısız oldukları birimlerle ilgili tekrar sınava girebilirler.

 

5.7. Gözetim

Belgeli kişinin yeterliliğinin devam ettiğini tespit etmek amacıyla belgenin geçerlilik süresi içerisinde en az bir kez performans izleme raporu hazırlanır.

 

İlgili Taraflardan Gelen Bilgi ve Şikâyetler;  Şikâyet ve İtiraz Prosedürlerine göre değerlendirilir. Sonuçları Genel Müdür gözetiminde değerlendirilir.

 

ÖZTÜR AZAK BELGELENDİRME TİCARET LİMİTED ŞİRKETİ, gözetim sırasında kişinin yetkinliği teyit edilmediği takdirde Karar Vericinin kararına göre yetki belgelerini geri çekebilir.

 

Gözetimin hangi yöntemlerle, hangi sıklıkta yapılacağı bilgisi ilgili MESLEKİ YETERLİLİK KURUMU Ulusal Yeterliliklerinde uyumlu olacak şekilde her yeterlilik için oluşturulan “Sınav Şartnamelerinde” detaylandırılmıştır.

 

5.8. Belgelerin Kötüye Kullanımı ve Sorgulanması

Belgelendirilmiş kişinin belgeyi kötüye kullanması, belgeye uygun olmayan atıflarda bulunulması, belgelerin ve markaların, logoların yanıltıcı biçimde kullanılması durumunda,  Belge ve Logo Kullanım Talimatına göre işlem yapılır.

 

Yayınlanmış belgelerin sorgulanması http://www.ozakmesyeb.com/ adresinden ve MESLEKİ YETERLİLİK KURUMU web sayfası Sorgulama kısmındaki bölümden online olarak gerçekleştirilir.

 

5.9. Yeniden Belgelendirme

Belgenin iptalini gerektirecek bir durumun oluşmaması ve belge geçerlilik süresi boyunca kişi ile ilgili belgelendirme kuruluşuna performansa ilişkin şikâyet gelmemiş olması durumunda fiili olarak toplam 18 ay çalıştığını belgelendirdiğinde, belgenin süresi 5 yıl daha uzatılır.

Fiilen çalıştığını belgeleyemeyen kişiler, uygulama sınavına alınır ve başarılı olan adayların belgesi 5 yıl daha uzatılır.

Uzatma süresi bittikten sonra (ilk sınavın yapıldığı tarihten 10 yıl sonra) teorik ve uygulamalı sınav yapılır.

Belge yenileme ile ilgili karar Karar Verici tarafından verilir. Karar Vericinin kararları Belgelendirme Karar Formu ile kararını kayıt altına alır. Karar Verici bu aşamada tekrar belgelendirme veya belgelendirmeme, kapsam daraltma/genişletme kararı alabilir.

 

İlgili MESLEKİ YETERLİLİK KURUMU Ulusal Yeterlilikleri ile uyumlu olacak şekilde oluşturulmuş olan “Sınav Şartnamelerinde” aksi belirtilmediği sürece yeniden belgelendirmelerde ilk belgelendirmelerde uygulanan sınav programı uygulanır. Belge yenileme aşamasında sertifikalı adaydan başvuruda talep edilen evraklar tekrar talep edilebilir.

 

 

 

5.10. Ulusal Yeterlilikte Değişiklikler

Ayrıca ilgili Ulusal Yeterlilikte, belgelendirme şartlarında önemli bir değişikliğin olması durumunda, belgelendirilmiş olan kişiler bu konuda bilgilendirilir. Kabul edilebilir bir süre içerisinde, belgelendirilmiş kişinin değiştirilen şartlara uyumunu sağladığı doğrulanır.

 

5.11. Kapsam Genişletme ve Kapsam Daraltma

Belgelendirilmiş personelin ulusal yeterlilik sisteminin izin verdiği ölçüde seçmeli olan birimlerden istediğini belge kapsamına eklemesi talebi olduğunda, başvuru aşamasında tercih edilen seçmeli birimlerden sınava girmesi kabul edilebilir ve sınav programında başarılı olunduğu takdirde Karar Vericinin kararına göre kapsam genişletilmiş şekilde belgelendirilmesi gerçekleştirilebilir.

 

Adayların sahip oldukları ancak tam bir yeterliliği oluşturmayan yeterlilik birimleri için yeterlilik belgeleri düzenlenmez. Adaylar yetkilendirilmiş farklı belgelendirme kuruluşlarınca yapılan sınavlarda belge düzenlenebilmesi için gerekli olan yeterlilik birimlerinde başarı sağlaması durumunda sahip olunan yeterlilikler birleştirilerek belgelendirme yapılabilir. Bu durumu belgeleyen adayın sadece daha önce başarısız olduğu birimlerden sınava girmesi kabul edilebilir ve sınav programında başarılı olunduğu takdirde açıklanan şekilde belgelendirilmesi Karar Vericinin kararına göre gerçekleştirilebilir.

 

Belgelendirilmiş personelin gözetim değerlendirmeleri aşamasında çalıştığını ispat edememesi durumunda ilgili MESLEKİ YETERLİLİK KURUMU Ulusal Yeterliliklerin izin verdiği ölçüde değerlendirme kriteriyle ilişkili olan seçmeli birimlerle ilgili Karar Vericinin kararına göre belge kapsamında daraltma yapabilir. 

 

Belgelendirilecek adayın, girdiği sınav programı neticesinde belgelendirme için yeterli olan zorunlu birimlerden başarılı olması ancak tercih ettiği seçmeli birimlerden kısmen veya tamamen başarı sağlayamaması durumunda ulusal yeterlilik sisteminin izin verdiği ölçüde Karar Vericinin kararına göre başvuru aşamasında talep edilen belge kapsamı daraltılarak başarı sağlanan birimlerle uyumlu olacak şekilde belge kapsamının oluşturulup, yayınlanması gerçekleştirilebilir.

 

 

 

 

6. Referans Dokümanlar

6.1.       

ÖZ-AK PRS 01

DOKÜMAN KONTROL PROSEDÜRÜ

ÖZ-AK PRS 02

KAYITLARIN KONTROLÜ PROSEDÜRÜ

ÖZ-AK PRS 03

İTIRAZ VE ŞIKAYETLERIN DEĞERLENDIRILMESI PROSEDÜRÜ

ÖZ-AK PRS 04

DÜZENLEYİCİ ÖNLEYİCİ FAALİYETLER PROSEDÜRÜ

ÖZ-AK PRS 05

BELGELENDİRME PROSEDÜRÜ

ÖZ-AK PRS 06

YÖNETİMİ GÖZDEN GEÇİRİLMESİ PROSEDÜRÜ

ÖZ-AK PRS 07

İÇ TETKİK PROSEDÜRÜ

ÖZ-AK PRS 08

SINAV YAPMA PROSEDÜRÜ

ÖZ-AK PRS 09

PERSONEL BELGELENDİRME PROSESİ VERİ RAPORLAMA VE ANALİZİ PROSEDÜRÜ

ÖZ-AK TLM 01

RİSK ANALİZ TALİMATI

ÖZ-AK TLM 02

BELGE VE LOGO KULLANIM TALİMATI

ÖZ-AK TLM 03

BELGELENDİRME HİZMETLERİ ÜCRETLENDİRME TALİMATI

ÖZ-AK DD 01

TARAFSIZ HİZMET, GİZLİLİK VE GÜVENLİK BEYANI

ÖZ-AK DD 02

KALİTE POLİTİKASI

ÖZ-AK GRV 01

GENEL MÜDÜR GÖREV TANIMI

ÖZ-AK GRV 02

YÖNETİM TEMSİLCİSİ GÖREV TANIMI

ÖZ-AK GRV 03

TEKNİK OFİS GÖREV TANIMI

ÖZ-AK GRV 04

SINAV YAPICI GÖREV TANIMI

ÖZ-AK GRV 06

İTİRAZ VE ŞİKÂYET KOMİTESİ GÖREV TANIMI

ÖZ-AK GRV 07

BELGELENDİRME VE PROGRAM KOMİTESİ GÖREV TANIMI

ÖZ-AK GRV 08

TARAFSIZLIK KOMİTESİ GÖREV TANIMI

ÖZ-AK GRV 09

KARAR VERİCİ GÖREV TANIMI

ÖZ-AK GRV 10

PERSONEL BELGELENDİRME MÜDÜRÜ GÖREV TANIMI

ÖZ-AK GRV 05

SINAV SORUMLUSU GÖREV TANIMI

ÖZ-AK REH 01

TEORİK VE PERFORMANSA DAYALI SINAVLAR İÇİN UYGULAMA REHBERİ

ÖZ-AK REH 02

TEORİK VE PERFORMANS SINAVLARI İÇİN KAMERA KAYIT REHBERİ

ÖZ-AK ŞRT 01

DUVARCI SEVİYE 3 SINAV ŞARTNAMESİ

ÖZ-AK ŞRT 02

ALÇI SIVA UYGULAYICISI SEVİYE 3 SINAV ŞARTNAMESİ

ÖZ-AK ŞRT 03

BETONARME DEMİRCİSİ SEVİYE 3 SINAV ŞARTNAMESİ

ÖZ-AK ŞRT 04

SIVACI SEVİYE 3 SINAV ŞARTNAMESİ

ÖZ-AK ŞRT 05

İNŞAAT İŞÇİSİ SEVİYE 2 SINAV ŞARTNAMESİ

ÖZ-AK ŞRT 06

AHŞAP KALIPÇI SEVİYE 3 SINAV ŞARTNAMESİ

ÖZ-AK ŞRT 07

ALÇI LEVHA UYGULAYICISI SEVİYE 3 SINAV ŞARTNAMESİ

ÖZ-AK ŞRT 08

ISI YALITIMCISI SEVİYE 3 SINAV ŞARTNAMESİ

ÖZ-AK ŞRT 09

İNŞAAT BOYACISI SEVİYE 3 SINAV ŞARTNAMESİ

ÖZ-AK ŞRT 10

SERAMİK KARO KAPLAMACISI SEVİYE 3 SINAV ŞARTNAMESİ

 

 

 

7.      Revizyon Bölümü

Revizyon No

Revizyon Tarihi

Revizyon Nedeni

00

03.10.2016

İlk Yayın

01

29.01.2018

Madde 5.4 Belgelendirme Kararı ile ilgili aşamalar detaylandırıldı.